Infodons v.5.0.270 du 29 avril 2024

Formulaire des donateurs

La zone « N° » comporte désormais 15 caractères, ceci pour vous permettre de bien séparer le N° de rue de celui de la boîte.

Infodons v.5.0.260 du 22 janvier 2024

BELCOTAX

Installation des fichiers BELCOTAX-2023.xsd pour la préparation du fichier .XML et de BELCOTAX.jnlp pour la préparation du fichier .BOW.

Le dépôt devra être effectué entre le 5 et le 29 février au plus tard.

Possibilité de supprimer des versements en bloc

• Le problème : vous avez enregistré plusieurs fois le même don, ce qui peut arriver à l’enregistrement manuel ou bien en important deux fois les mêmes fichiers CODA.
• La solution : Menu Administration >Traitements par lots > Mise en ordre des versements à la volée > sélectionner un intervalle de dates . Cliquer sur le rectangle à gauche de la colonne ID => le rectangle devient noir. À l’étape suivante, tous les enregistrements marqués pour suppression à l’aide du rectangle noir seront supprimés.

Légère modification dans  Menu Administration > Donateurs (Adresses) ou Donateurs (adresses et versements)

• Oui  la fiche est sauvegardée avec X. comme prénom.
• Non on repart en mode saisie, comme auparavant.

Manuels

Les manuels sont à jour avec la nouvelle version. Le chapitre Attestations fiscales du Manuel Administrateur a été réécrit en partie. Voyez pp. 60 et suivantes.

Infodons v.5.0.251 du 23 janvier 2023

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2022.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2022. Le dépôt devra être effectué dans le courant du mois de février pour le 28 au plus tard.

Manuels

Les manuels sont à jour avec la nouvelle version.

AUTRES NOUVEAUTÉS

Remerciements par email

Ajout du prénom et du nom pour attestation fiscale

Dans:

• Les critères de recherche des fiches « Donateurs (adresses et versements ) » et « Donateurs (adresses) ».
• L’onglet liste de ces mêmes fiches, avec possibilité d’effectuer un tri et une recherche sur ces champs.
• La grille de mise en ordre des versements à la volée.

Manuels

Les manuels sont à jour avec la nouvelle version.

Infodons v.5.0.24 du 22 août 2022

Blocs de saisie distincts (salutation, prénom et nom) pour l’attestation fiscale et la correspondance.

• Pour l’attestation fiscale : informations qui seront utilisées uniquement pour la confection du fichier des attestations fiscales. Ces champs sont complétés automatiquement à l’importation des codas et d’un fichier d’adresses en Excel.
• Pour la correspondance : informations qui seront utilisées dans votre relation avec le donateur (étiquettes, enveloppes, lettres de remerciement).

Interface

1. Nom pour attestation fiscale : informations qui seront utilisées pour la confection du fichier des attestations fiscales uniquement.
2. Fiche signalétique pour correspondance : informations qui seront utilisées dans la correspondance avec le donateur (étiquettes ou enveloppes).
3. Données de gestion : tout est désormais visible sans aucune manipulation.

Dans le formulaire Donateurs (adresses et versements), la grille des versements est élargie et affiche:

• En largeur, toutes les informations disponibles sans manipulation additionnelle.
• 13 lignes en hauteur.

Attention : la résolution d’écran minimale est de 1280 x 800 pixels pour bénéficier pleinement de ces nouveautés.

Nouveaux rapports :

Rapports > États imprimés

1. Centralisation journalière des dons par compte bancaire bénéficiaire. Cet état vous fournit le total des versements du jour choisi par compte bancaire bénéficiaire avec une totalisation des montants. C’est un outil de contrôle de vos encodages journaliers.
2. Importation des dons (1) : Contenu des codas du dernier lot importé. Ce rapport fournit :
   • En en-tête la date, le numéro de compte, son libellé dans Infodons, le numéro d’extrait, la date et le montant de l’ancien solde.
   • Dans le corps le détail des versements reçus : N° de mouvement, compte donneur d’ordre, nom, adresse, communication et montant. Et pour les donateurs reconnus, leur id Infodons.
   • En pied le total des recettes, celui des dépenses (celles-ci ne sont pas détaillées) et le nouveau solde.

   Veuillez noter qu’il ne s’agit pas d’un extrait de compte officiel.

3. Donateurs (4): Sans attestation fiscale pour une année déterminée, c’est-à-dire ceux qui ont versé soit sous le seuil de délivrance d’une attestation fiscale, soit pour lesquels la case attestation n’a pas été cochée au moment du versement. Ce rapport peut être édité à tout moment, indépendamment du fait que le fichier des attestations fiscales ait été généré ou pas.
4. Attestations fiscales (3) : Ventilation par compte bancaire bénéficiaire.  C’est la ventilation par compte bancaire bénéficiaire de la somme globale des montants ayant donné lieu à des attestations .
   Pour l’établissement des montants ce rapport se base strictement sur l’id des donateurs ayant reçu une attestation fiscale :
   1. Il effectue la ventilation de tous les versements. Il ne tient donc pas compte des corrections manuelles de montant que vous auriez apportées au fichier d’attestations fiscales.
   2. Si vous avez supprimé un donateur et ses versements, mais pas son attestation fiscale, ses versements seront ignorés dans ce rapport.

Rapports > Enveloppes :

1. Enveloppes DL (110 x 220 mm) (2) : Remerciements pour versements. Uniquement pour les dons dont la case merci est cochée.

Rapports > Excel

1. Donateurs actifs avec étiquette (3) : Uniquement ceux qui ont versé entre deux dates.

Simplifications diverses

• Abandon des dénominations courtes pour les salutations.
• Abandon du N° de fax pour les donateurs.
• Le recours au numéro national (NISS) ou à la date de naissance pour les personnes physiques avec attestation et au numéro de TVA pour les personnes morales avec attestation est défini par défaut et n’est plus une option.

Manuels

Les manuels sont à jour avec la nouvelle version.

Les chapitres 2 et 3 du Manuel Utilisateur ont été réécrits et ou complétés.

Infodons v.5.0.23 du 07.01.2022

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2021.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2021. Le dépôt devra être effectué dans le courant du mois de février.

AUTRES NOUVEAUTÉS

1. 1. Nouvel assistant (réservé aux utilisateurs de niveau administrateur du logiciel) accessible par le menu Administration > Traitements par lots : Fusion de deux fiches donateurs. La fiche d’origine est supprimée et celle de destination reçoit ses versements et dans son mémo toutes les informations relatives à la fiche supprimée. Sur une suggestion de M. Rousseau, l’Essentiel le 17/11/2021. Voir le Manuel Administrateur, page 48.
      
   2. Nouveau paramètre accessible via le menu Administration > Options (Association, Belcotax, donateurs et versements) > Onglet versement > Case à cocher "Forçage manuel autorisé". Cocher cette case permet de forcer le remerciement indépendamment de la règle automatique. Auparavant, dans le  cas où le remerciement était automatique à l’importation, le fait de décocher la case « merci » ne servait à rien, car le remerciement était de toute manière forcé à la sauvegarde. Sur une remarque de M. Rousseau, l’Essentiel, le 16/12/2021.
   3. Rapports > États > Enveloppes DL (110 x 220 mm) : Critères multiples sur les donateurs. Demande de M. Gjonaj, Maison Heureuse en septembre 2021.
   4. Nouveaux manuels (administrateur et utilisateur).

Infodons v.5.0.22 du 02.11.2021

1. Nouvel assistant (réservé aux utilisateurs de niveau administrateur du logiciel) accessible par le menu Administration > Traitements par lots : Mise en ordre des versements à la volée. Pour un intervalle de dates donné, possibilité d’ajuster toutes les informations relatives aux dons reçus. Sur une suggestion de M. Rousseau, l’Essentiel le 14/09/2021.
   1. Pour tout le monde, le numéro de compte donneur d’ordre, la date de versement, l’année fiscale imputée au versement et le montant.
   2. Les données ajustables sont adaptées en fonction des choix définis dans les préférences du dossier (menu Administration > options) :
      1. N° d’extrait
      2. Action soutenue
      3. Ouverture du droit à une attestation fiscale
      4. Remerciement.
2. Rapports
   1. Excel (réservé aux utilisateurs de niveau administrateur du logiciel) :
      1. Donateurs : Liste de ceux qui ont versé insuffisamment l'année courante que pour recevoir une attestation fiscale. Suggestion de l’APEM le 13/07/2021.
      2. Donateurs : Liste de ceux avec attestation l'an passé, mais qui n'ont effectué aucun don pour l'année courante. Suggestion de l’APEM le 13/07/2021.
   2. États :
      1. Dons reçus par action (avec totalisation par action), suggestion de M. Rousseau, l’Essentiel le 25/10/2021. Ce rapport est destiné aux initiateurs de l’action. Réfléchissez à l’impact de la production de ce fichier sur le RGPD.
         1. Critères :
            1. une action ou bien toutes ;
            2. un intervalle de dates ;
         2. Informations affichées : nom et adresse du donateur, don et communication.
         3. Le N° de page est remis à 1 à chaque nouvelle action.
   3. Word :
      Remerciements pour versements entre deux dates : nouveau critère permettant de filtrer les dons compris entre une valeur basse et une valeur haute, ce qui permettra une approche plus fine des remerciements. Sur une suggestion de M. Rousseau, l’Essentiel le 14/09/2021.

Infodons v.5.0.21 du 17.12.2020

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2020.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2020.

v.5.0.20 du 12.01.2020

Comporte une seule correction.

v.5.0.19 du 27.12.2019

BELCOTAX

Des balises dont la présence était obligatoire dans le fichier Belcotax les années précédentes sont dorénavant interdites… Le seul impact visible pour l’utilisateur d’Infodons est une simplification du formulaire accessible via le menu Administration > Options > Belcotax : seul le nom du bureau de contrôle est dorénavant à renseigner.

• Installation du fichier BELCOTAX-2019.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2019.

ÉTATS IMPRIMÉS

1. Journal : Dons et Actions entre 2 dates sur un seul onglet.
2. Journal : Dons par action à raison d’un onglet par action sélectionnée.
3. Statistiques : Tableau croisé dynamique.

MANUELS MIS À JOUR

Manuel administrateur

Paramètres Belcotax : pp 31 à 33, réécriture complète.

Manuel utilisateur

Contrôle de validité d’une adresse : pp 22 et 23.

v.5.0.18 du 17.12.2018

ÉTATS IMPRIMÉS

Toutes les opérations sur les rapports sont dorénavant regroupées sur une barre d’outils.

Exemple d’envoi d’email, le rapport étant fourni en tant que PDF en pièce jointe.

Nouvelles possibilités dans la manipulation des rapports. Ceux-ci sont toujours affichés en prévisualisation, avec une possibilité d’une recherche en plein texte, puis éventuellement:

1. Imprimés sur l’imprimante de votre choix.
2. Envoyés par email: dans ce cas, le rapport est fourni en tant que PDF en pièce jointe.
3. Générés sous forme de fichiers PDF sans la version payante d’Adobe Acrobat.
   • Aisément accessibles dans « Mes Documents ».
   • Deux modes au choix: Image ou Reconnaissance de caractères.  La production d’un PDF en mode « Reconnaissance de caractères » est nettement plus lente que celle en mode « Image ».

Le mode de production PDF se définit dans le profil utilisateur > Options générales.

La valeur pas défaut est « en tant qu’image ».

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2018.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2018.

RAPPORTS

Fiche donateur

Le nom de fichier du rapport sauvegardé en PDF indique le N° de donateur.

Importation des dons (fichiers CODA)

Le nom de fichier du rapport sauvegardé en PDF indique le N° de lot. Il est ainsi très facile de conserver les historiques des rejets. Ceci vaut pour le cas où l’impression se fait dans l’assistant d’importation des dons.

Analyse qualité

• La dernière page du rapport des critères de qualité d’une attestation fiscale électronique a été mise à jour.
• Le nom du fichier du rapport sauvegardé en PDF indique l’année dans le cas où l’impression se fait dans l’assistant de préparation du fichier des attestations fiscales.

DIVERS

Formulaire « À propos d’Infodons » accessible par le menu > ? : tous les liens hypertextes redirigent vers ce nouveau site web.

v.5.0.17 du 04.05.2018

Cette version met Infodons en conformité avec le au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

1. Registre des traitements:
   1. L’historique de tous les traitements (créations, modifications, suppressions) relatifs aux donateurs, leurs versements et leurs attestations est conservé dans une table spécifique.
   2. Son contenu est accessible dans un rapport > Registre des traitements (RGPD) exécutable uniquement par un utilisateur de niveau « administrateur » pour un intervalle de dates déterminé. Veillez à bien limiter l’intervalle, car le rapport peut comporter plusieurs dizaines de pages pour une seule journée!
2. Pouvoir informer une personne des informations conservées à un moment t: fiche donateur > (adresses seules ou adresses et versements) > bouton les traces du donateur, le rapport a été étendu. Il fournit désormais le détail de la fiche donateur, tous les versements et toutes les attestations fiscales conservées dans Infodons. Il est dorénavant accessible au niveau « Utilisateur ».
3. Gestion des utilisateurs: le mot de passe des autres utilisateurs n’est plus consultable par aucun utilisateur de niveau « administrateur ». La création d’un utilisateur et de son mot de passe initial reste bien entendu possible.
4. Ajout au formulaire donateur de la date et heure de dernière modification ainsi que son auteur. Cette information est vide pour tous les donateurs existants et se complète dès qu’une première modification est enregistrée.
5. Les fichiers temporaires servant à l’élaboration de l’xml Belcotax sont détruits dès que ce dernier a été produit.
6. Ajout du N° de version et de l’éditeur du logiciel sur tous les rapports. L’heure et la date de génération du rapport sont présentes depuis la version 5.0.16.

Les manuels administrateur et utilisateur ont été mis à jour.

Consultez la FAQ consacrée aux responsabilités de l’institution dans son usage d’Infodons en matière de RGPD.

v.5.0.16 du 08.04.2018

RAPPORTS

Tous les rapports affichent en pied de page la date et l’heure à laquelle ils ont été générés.

DIVERS

Icônes Office 2016 pour Word, Excel et Outlook.

v.5.0.15 du 17.03.2018

RAPPORTS EXCEL

1. 1. Le rapport Excel > Dons par action à raison d’un onglet par action sélectionnée est complété par le mémo de chaque versement.
   2. Le rapport Excel > Journal: dons et actions entre deux dates sur un seul onglet est complété par le mémo de chaque versement.

v.5.0.14 du 07.01.2018

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2017.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2017.

RAPPORTS EXCEL

1. 1. 1. Le rapport Excel > Hit-Parade des donateurs est complété par plusieurs champs: actif, e-mail, téléphone, GSM et les 254 premiers caractères du mémo donateur.
      2. Le rapport Excel > Dons par action à raison d’un onglet par action sélectionnée est complété par plusieurs champs: actif, langue de correspondance, salutation, adresse complète, e-mail, téléphone, GSM et les 254 premiers caractères du mémo donateur.
      3. Nouveau rapport Excel > Journal: dons et actions entre deux dates sur un seul onglet. Reprend les mêmes informations que le rapport précédent, mais sur un seul onglet.

v.5.0.12 du 02.01.2017

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2016.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2016.

v.5.0.11 du 19.03.2016

CODA: TAUX DE REPRISE GARANTI À 100%!

1. 1. • En effet, il est désormais possible d’importer des donateurs inconnus d’Infodons avec leurs dons et leurs autres propriétés (salutation, 1^er et 2^e paramètres définis par l’utilisateur). Un contrôle des doublons potentiels est prévu.
      • Une copie des fichiers importés est conservée dans un répertoire intitulé PROCESSED.

EXPORTATION EXCEL DES ATTESTATIONS FISCALES

Dans l’exportation Excel des attestations fiscales figure désormais la langue LangueAttId.

NOUVEAU MANUEL ADMINISTRATEUR

Nouvelle version du manuel administrateur que vous pouvez obtenir ici

v.5.0.8 du 13.04.2013

Adaptation requise par le nouvel Article 145/33 du Code des impôts sur les revenus. Plus de détails ici.

v.5.0.6 du 09.02.2013

BELCOTAX

Installation du fichier BELCOTAX-2012.xsd nécessaire à la préparation des attestations fiscales, revenus de 2012.

BACKUP

Fonctionnement simplifié: dorénavant, tous les fichiers se trouvant dans le répertoire de données et tous ses sous-répertoires sont sauvegardés, quel que soit leur nombre et leurs ramifications.

IMPORTATION DES DONS (fichiers Fortis)

BNP Paribas a une nouvelle fois adapté ses formats. Ceux-ci sont dorénavant acceptés par Infodons.

v.5.0.5 du 28.07.2012

PERFORMANCE

Dorénavant, le démarrage de l’application est instantané. Auparavant, Infodons testait la présence de Microsoft Word et Excel, d’Adobe Acrobat Pro et d’Adobe Reader. Cela pouvait facilement prendre plus de 5 secondes.  Dorénavant, il s’agit de paramètres à fixer dans les préférences utilisateur. Voir le nouveau manuel administrateur, p.22.

CONTRÔLE DE LA VALIDITÉ d’un N° DE TVA

Si le système VIES renvoie une erreur, celle-ci est dorénavant détaillée par Infodons. Voir manuel utilisateur p.24.

ATTESTATIONS FISCALES

1. 1. 1. La suppression d’une attestation fiscale est dorénavant rendue impossible.
      2. Dans l’assistant de préparation des attestations fiscales, à la troisième étape, il est proposé d’imprimer l’analyse qualité des attestations produites.

NOUVEAU MANUEL utilisateur

Liste des erreurs pouvant être renvoyées par le système VIES de contrôle de validité d’un N° de TVA (p.24).

Vous pouvez l’obtenir ici.

v.5.0.2 du 24.09.2011

Backup

1. 1. Il est dorénavant possible de choisir le répertoire où le backup doit être effectué.
   2. Le nom du fichier de backup est unique, par jour calendrier: Sauvegarde_Données_Infodons_JJ_MM_AAAA.zip ou JJ est le jour, MM le mois et AAAA l’année.