Donateurs

Infodons bénéficie de fonctions avancées d’envoi d’e-mail à une sélection d’adresses.  Celles-ci sont décrites au chapitre 6 du manuel administrateur.

Le fait que vous puissiez sélectionner un grand nombre d'adresses pourrait être 
considéré comme une tentative de SPAM par votre fournisseur d'accès Internet. 

Prenez contact avec lui en cas de doute ou limitez votre filtre de manière à ne 
sélectionner que quelques dizaines d'adresses à la fois.

Si vous souhaitez vous adresser régulièrement à un grand nombre de personnes par 
e-mail, songez à faire appel à une société spécialisée ou à vous équiper d’un logiciel 
d’emailing spécifique. Nous recommandons Sarbacane. Infodons vous sera bien utile 
puisque vous pourrez exporter facilement toutes les adresses e-mail dont vous disposez.

icone_5.0_32C’est une nouveauté d’Infodons 5.0.

Realistic_EuropeLe N° de TVA (ou BCE) caractérise une personne morale (S.A., S.P.R.L., …) de la même manière que le N° National caractérise une personne physique. Infodons vous fournit une aide précieuse dans le contrôle de la validité d’un N° de TVA par l’intermédiaire de l’application VIES de l’Union Européenne.

Principe de fonctionnement

Dès que vous avez sauvegardé un N° de TVA ou que vous accédez à un enregistrement présentant un numéro de TVA, l’icône VIES est active. Par simple clic, Infodons se met en contact avec le serveur VIES de l’Union Européenne et reçoit une réponse :

  • Si le numéro de TVA est correct et actif (non radié), le nom de la société telle qu’enregistrée auprès de la TVA belge est fourni en retour avec son adresse complète.
  • Si le numéro de TVA est incorrect ou radié, VIES répond que le N° n’est pas valide.
validation vies
Réponse positive du serveur VIES avec coordonnées de la société.

Exigences du système

Vous devez disposer d’une connexion internet permanente.

Limites du système

Durant les heures de bureau, le serveur est parfois engorgé et met du temps à répondre.

Vous disposez du numéro de téléphone? faites une recherche inversée

Si vous disposez du numéro de téléphone de votre interlocuteur, effectuez une recherche inversée (recherche d’adresse au départ du numéro de téléphone) sur le 1307.be.

Sites alternatifs de contrôle d’adresses

En matière de géolocalisation, les sites que nous vous recommandons sont efficaces. Malheureusement ils ne sont pas automatisables, vous devez entrer les coordonnées manuellement. N’hésitez cependant pas à y avoir recours si ni Google Maps ni Bing Maps ne vous donnent de résultat satisfaisant:

C’est une nouveauté d’Infodons 5.0.

Dès qu’une adresse est créée, vous avez la possibilité de contrôler sa validité via Google Maps, un service web de géolocalisation gratuit, totalement automatisé depuis Infodons.

Realistic_GoogleMapsUn simple clic sur le bouton Google Maps suffit.

Exemple de localisation Google Maps pour Rue de la chênaie 7, 4650 Herve.

Plus de détails au chapitre 2 du manuel utilisateur.

Décrivons un scénario plausible:

  • Vous obtenez une série d’adresses de personnes que vous souhaitez sensibiliser à votre action.
  • Vous ajoutez pour cette série d’adresse une valeur spécifique dans le premier champ paramétrable. Supposons que vous avez dénommé le premier champ ‘origine’ et la nouvelle valeur ‘Liste de Jo’.
  • À l’importation vous spécifiez que l’origine est la ‘Liste de Jo’. Vous retrouvez dans votre base de données une liste d’adresses correspondant au critère ‘Liste de Jo’. Vous pouvez leur faire parvenir vos envois habituels ou des envois spécifiques puisque les adresses correspondent à un critère simple.
  • Au bout de quelques mois, vous pouvez décider de supprimer de votre base de données les adresses correspondant à la ‘Liste de Jo’ qui n’ont rien versé. Vous utiliserez pour cela l’outil ‘Suppression globale d’adresses’ décrit au chapitre 6 du manuel administrateur.

Realistic_Blue_Circle_InfoVous pouvez facilement réorganiser vos adresses en faisant appel au ‘copier/jeter’ implémenté sur les zones de texte.  Ainsi par exemple, pour déplacer le nom vers la deuxième partie du nom :

  1. Positionnez le curseur de la souris sur la zone de texte du nom.
  2. Enfoncez la touche Ctrl
  3. Enfoncez le bouton gauche de la souris, vous remarquez que le pointeur de la souris change.
  4. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le pointeur vers la deuxième partie du nom.
  5. Relâchez le bouton gauche de la souris : tout le texte se trouve maintenant dans la deuxième partie du nom.

Realistic_Blue_Circle_Info En maintenant une formatage cohérent des adresses vous facilitez la recherche des doublons.

À la sauvegarde d’un nouvel enregistrement ou à l’importation d’un fichier d’adresses, Infodons effectue un contrôle de suspiscion de doublon:

  • nom et code postal identique;
  • adresse et code postal identique;
  • nom et code postal identique.

Si un doublon suspect existe, il est affiché. Vous avez le choix de forcer la sauvegarde ou de l’annuler.

Realistic_Triangle_Warning N’utilisez pas d’abréviation mais toujours le texte complet si vous comptez faire appel au contrôle par géolocalisation via Google Maps ou MSN Maps.

Si vous souhaitez malgré tout faire appel à des abréviations, référez aux suggestions proposées dans le manuel utilisateur, chapitre 2, Infodons au quotidien.

Les conséquences de la suppression d’une fiche sont multiples:

  1. La fiche disparaît de votre base de données.
  2. Tous les versements de ce donateur sont supprimés. En conséquence, vous ne serez plus à même de reconstituer l’historique des versements effectués à votre association. C’est la raison pour laquelle Infodons n’accepte de supprimer une fiche que si tous les dons ont été supprimés au préalable.  Agissez en connaissance de cause!

Realistic Blue Circle InfoEn règle générale, une fiche ne devrait être supprimée que si le donateur n’a jamais effectué de dons. S’il a effectué des versements, vous pouvez la rendre inactive, ou encore décocher la case étiquette. Cela permet à la base de données de conserver malgré tout la trace de ce donateur. Si vous souhaitez absolument supprimer une fiche pour un donateur ayant effectué des versements, reportez-vous ici.