Spécifications d'Infodons 5.0 Classic - Constant Software Systems

Spécifications d’Infodons 5.0 Classic

Conforme au RGPD

Infodons est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données. Plus de détails ici.

Dynamique

Importation d’adresses en masse via des fichiers Excel ou XML.

Suppression d’adresses en masse.

Importation des donateurs et des dons au départ des fichiers CODA fournis par votre banque. Taux de reprise garanti égal à 100%!

Mise en ordre des versements à la volée.

Envoi d’e-mail à une adresse ou un groupe d’adresses.

Création d’une source de données pour publipostage.

Fusion de deux fiches donateurs (la fiche de destination reçoit les dons de la fiche supprimée).

Réassignation de paramètres (permet de restructurer les salutations, les actions soutenues, les imputations secondaires et les deux champs paramétrables).

Garant d’une information de qualité

Blocs différents pour la salutation, le prénom, le nom et la suite du nom :

Pour les attestations fiscales ;
Pour la correspondance.

Contrôle d’adresse par géolocalisation Google Maps.
Contrôle de validité d’un N° de TVA avec l’application VIES de l’Union Européenne.

Contrôle de validité d’un N° de registre national ou de vraisemblance d’une date de naissance.

Contrôle de suspicion de doublon à la sauvegarde d’un nouvel enregistrement.

Contrôle de qualité sur l’adresse à la sauvegarde d’un nouvel enregistrement.

Complet

Attestations fiscales électroniques (Belcotax).

Comptes bancaires au format IBAN.

Numéros de GSM, téléphone et fax formatés aux normes en usage.

Adresse e-mail avec possibilité d’envoi direct.

Total des versements de l’année visible sur la fiche.

Accès direct à tous les dons de toutes les années.

Ouvert

Liaison avec les outils de la famille Office de Microsoft.

Infodons pilote Word pour l’impression:

D’attestations fiscales (3 modèles) ;
De lettres de remerciement ;
De rappels aux donateurs en retard par rapport à leurs engagements.

Infodons pilote Excel pour:

La préparation de fichiers :
- donateurs :
  - Avec attestation l’an passé, mais qui n’ont effectué aucun don pour l’année fiscale courante ;
  - Ayant versé insuffisamment l’année fiscale courante pour recevoir une attestation ;
  - (*) Inactifs ou actifs sans étiquette ayant au moins un don pour l’année fiscale courante.
- donateurs actifs avec étiquette :
  - (*) N’ayant rien versé depuis le… ;
  - (*) Tous, avec montant versé pour l’année fiscale courante ;
  - Uniquement ceux qui ont versé entre deux dates.(*) Ces fichiers Excel on un contenu équivalent à un rapport disponible dans les états.
La création d’une source de données pour une fusion (publipostage).
La préparation de statistiques (hit-parade des donateurs, nouveaux donateurs pour l’année considérée, tableau croisé dynamique des versements, journal des dons pour les actions sélectionnées, etc.

Infodons pilote Outlook pour:

L’envoi d’e-mail à une adresse ou un groupe d’adresses ;
L’envoi de remerciements en masse.

Puissant

Jusqu’à un million de donateurs.
Nombre de dons illimité.
Nombreux états imprimés et formats d’étiquettes.
Fonctionne en réseau local sans limitation du nombre d’utilisateurs.

Sûr

Accès sécurisé par mot de passe si vous le souhaitez… Trois niveaux d’utilisateurs.

Utilitaire de sauvegarde intégré, rapide et puissant.

Souple

Documents émis en français, néerlandais et allemand.

L’aspect de tous les documents Word est modifiable par l’utilisateur.

Paramétrage souple pour s’adapter à votre situation:

Vous introduisez vous-même le montant donnant droit à une attestation fiscale.
Vous pouvez créer de nouveaux codes postaux et localités belges ou de nouveaux pays.
Plus de détails ci-dessous…

Ergonomique

SNAG-0191

Toutes les opérations peuvent être effectuées avec la souris ou via un menu ou enfin via un raccourci clavier.

États imprimés

Infodons propose de nombreux états imprimés. Après prévisualisation, ils peuvent être imprimés, sauvegardés en PDF ou envoyés par e-mail.

Attestations:
- Analyse qualité.
- Liste de contrôle.
- Ventilation par compte bancaire bénéficiaire.
Centralisation journalière des dons par compte bancaire bénéficiaire
Centralisation mensuelle des dons:
- Par action.
- Par compte bancaire bénéficiaire.
- Par imputation secondaire.
Donateurs:
- Traces des donateurs dans la base de données ;
- Actifs avec étiquette (c’est-à-dire dont la case « Étiquette est cochée ») :
  - N’ayant plus rien versé depuis le…
  - Avec montant versé pour l’année fiscale courante ;
  - Dont le mémo n’est pas vide.
- Ayant versé pour une année civile avec montant total versé ;
- Historique des versements par donateur ;
- Inactifs ou actifs sans étiquette avec au moins un don pour l’année ;
- Sans attestation fiscale pour une année fiscale déterminée.
- Doublons: liste des doublons possibles.
Importation des dons :
- Contenu des codas du dernier lot importé ;
- Dons à saisir pour le dernier lot importé.
Journal des dons (totalisation journalière et mensuelle) :
- Triés par action ;
- Triés par compte bancaire bénéficiaire ;
- Triés par imputation secondaire ;
- Triés par le premier ou le second champ paramétrable.
Paramètres: contenu des listes déroulantes.
Statistiques: montant mensuel des versements pour chaque année jusqu’à une date déterminée.

Enveloppes

Enveloppes DL (110 x 220 mm) :

Critères multiples sur les donateurs ;
Remerciements pour versements.

Possibilités de paramétrage

Préférences globales

Année civile de gestion. Cette information est sauvegardée avec chaque versement ce qui permet d’imputer un don reçu début janvier à l’année civile précédente.
Seuil de délivrance d’une attestation fiscale.
Utilisation de 0, 1 ou 2 champs paramétrables: s’ils sont utilisés, possibilité de les nommer et de leur donner une valeur par défaut.
Utiliser la notion d’engagement mensuel? (Oui/Non)
Conserver le numéro national du donateur? (Oui/Non)
Valeurs par défaut de la langue et de la salutation.

Préférences relatives au donateur

Utiliser la notion d’action soutenue? (Oui/Non). Si oui, possibilité de définir l’action soutenue par défaut sur la fiche donateur.
Utiliser la notion de compte bancaire recevant le don? (Oui/Non). Si oui, possibilité de définir sur la fiche donateur le compte bancaire bénéficiaire.
Utiliser la notion d’engagement de versement mensuel? (Oui/Non). Si oui, possibilité de définir le montant sur la fiche donateur.
Langue de correspondance.
Langue de l’attestation.

Préférences relatives aux versements

Générales

Saisie du numéro d’extrait de compte? (Oui/Non)
Déterminer si le don ouvre le droit à une attestation fiscale. (Oui/Non)
Déterminer si le don ouvre le droit à un remerciement et si l’utilisateur peut forcer le remerciement.
Saisie de l’action soutenue? (Oui/Non)
Saisie d’une imputation secondaire (Oui/Non)

Particulières

Les préférences suivantes héritent des préférences définies sur la fiche donateur:

Compte bancaire sur lequel le don est comptabilisé par défaut.
Action soutenue par défaut.
Imputation secondaire par défaut.

Équipement nécessaire

Infodons 5.0 tourne sur tout PC équipé de :

64-bit
64-bit
[Compatible, mais déconseillé : Windows 8.1 (32 et 64-bit), Windows 8 (32 et 64-bit), Windows 7 (32 et 64-bit), Windows Vista (32 et 64-bit), Windows XP et 2000 SP3].
Microsoft 365 Apps for business, Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
[Les versions d’Office plus anciennes (de 2021 à XP en version 32-bit) fonctionneront, mais par leur relative vétusté, pourraient présenter des risques de sécurité.]
Avec une résolution d’écran de minimum 1920 x 1080 pixels[1] (Full HD).
Connecté à Internet pour l’envoi d’e-mails, le contrôle d’adresses par géolocalisation etc.